Kokouskulttuurin tehostaminen
Pidin tänään puheen yrityksen SIGG johtoryhmälle, siitä kuinka kokouskulttuuria voidaan tehostaa.
Olen tässä parin viimeisten viikkojen aikana pyörinyt yrityksen eri osastoilla kuuntelemassa ja tarkkailemassa, millainen heidän kokouskulttuuri oikein on. Minut oli pyydetty puhumaan ja antamaan vinkkejä yritykselle, sillä johtoryhmä on huomannut, että osallistujat ovat olleet turhautuneet, mutta eivät itse olleet sisäistäneet mikä on mennyt pieleen.
Siinä sitten muutaman viikon aikana, kun tarkkailin sekä johtoryhmää että osallistujia, ymmärsin mistä ongelmat johtuvat. Eikä se johtunut vain yhdestä asiasta, vaan monesta pienestä ongelmasta, josta kasvoi sitten tämä turhautuneisuus. Jaoin havaintoni kolmeen eri osa-alueisiin, ennen kokouksia, kokouksien aikana ja kokouksien jälkeen. Jokaisessa osiossa avaan, että mikä minun mielestä yrityksellä on mennyt huonosti ja miten heidän pääongelmat lähdetään sitten korjaamaan.
Ensimmäisessä osiossa, eli ennen kokouksia, kiinnitin huomion, että kokouksia pidetään liikaa ja ne ovat hyvin epäsäännöllisiä. Ensimmäisellä viikolla saatetaan pitää 2-4krt kokouksia, kun seuraavalla vain kerran ja sitä seuraavalla neljä kertaa. Se haittaa sekä johtoryhmän että osallistujien työpanosta, valmistautumista ja motivaatiota. Siispä kokouksia pitää säännöllistää. Ennen kaikkea kuitenkin pitää miettiä, onko kyseinen kokous tosiaan tarpeellinen? Voiko sen hoitaa Skypen kautta tai sähköpostitse? Jos kokous on tarpeellinen, yrityksen pitää säännöllistää kokouskerrat, esimerkiksi pidetään kaksi kertaa viikossa kokouksia ja ne pidetään maanantaisin ja torstaisin. Muutama kerta viikossa, ja päivämäärät päätettyinä.
Kokouksen aikana. Johtoryhmä, lukee sähköpostejaan, selailee eri materiaaleja, mitkä ei kuulu kyseiseen kokoukseen. Työntekijät, ovat puhelimillaan, juttelevat muille ja molemmat saattavat tulla vielä myöhässä kokoukseen. Kokous ei etene, ihmiset turhauntuu ja miettivät, että oliko tämä kokous niin tarpeellinen sittenkään. Molemmilla osapuolilla on turhat häiriötekijät, joista pitää päästä eroon, sillä se säästää kallista aikaa ja kokoukset ovat ilman häiriötekijöitä paljon tehokkaammat.
Kokouksen jälkeen. Yksi suurimmista virheistä mitä kokouksen jälkeen voidaan tehdä, on jättää varmistamatta kokouksen osallistujilta, että jäikö mitään epäselväksi, ollaanko samaa mieltä missä mennään ja miten jatketaan tästä eteenpäin. Jos henkilölle ei jäänyt selkeää kuvaa kokouksesta, mitä käytiinkään, mitä päätettiin, mitä saatiin ylipäätänsä aikaiseksi, on siinä iso miinus johtoryhmälle, sillä siitä johtuen, pitää pitää uusi kokous, jossa selitetään samat asiat uudestaan. Siinä menee aikaa ja rahaa ja ihmisten motivaatio. Niinpä kokouksen aikana olevat päätökset kirjataan muistiin, varmistetaan _kaikilta_, että onko selvää missä mennään ja tärkein on, että jokaisen pitää itse tietää mitä tehdä, jotta esim myyntiluvut nousevat seuraavilta kuukausilta.
Päähavaintojeni jälkeen kiitin heitä heidän ajasta ja toivotin, että ottavat neuvoista heti vaariin, sillä näillä eväillä päästään pitkälle kohti tehokkaimpia kokouksia tulevaisuudessa.
Alena Mokitcheva
a1603118.
Olen tässä parin viimeisten viikkojen aikana pyörinyt yrityksen eri osastoilla kuuntelemassa ja tarkkailemassa, millainen heidän kokouskulttuuri oikein on. Minut oli pyydetty puhumaan ja antamaan vinkkejä yritykselle, sillä johtoryhmä on huomannut, että osallistujat ovat olleet turhautuneet, mutta eivät itse olleet sisäistäneet mikä on mennyt pieleen.
Siinä sitten muutaman viikon aikana, kun tarkkailin sekä johtoryhmää että osallistujia, ymmärsin mistä ongelmat johtuvat. Eikä se johtunut vain yhdestä asiasta, vaan monesta pienestä ongelmasta, josta kasvoi sitten tämä turhautuneisuus. Jaoin havaintoni kolmeen eri osa-alueisiin, ennen kokouksia, kokouksien aikana ja kokouksien jälkeen. Jokaisessa osiossa avaan, että mikä minun mielestä yrityksellä on mennyt huonosti ja miten heidän pääongelmat lähdetään sitten korjaamaan.
Ensimmäisessä osiossa, eli ennen kokouksia, kiinnitin huomion, että kokouksia pidetään liikaa ja ne ovat hyvin epäsäännöllisiä. Ensimmäisellä viikolla saatetaan pitää 2-4krt kokouksia, kun seuraavalla vain kerran ja sitä seuraavalla neljä kertaa. Se haittaa sekä johtoryhmän että osallistujien työpanosta, valmistautumista ja motivaatiota. Siispä kokouksia pitää säännöllistää. Ennen kaikkea kuitenkin pitää miettiä, onko kyseinen kokous tosiaan tarpeellinen? Voiko sen hoitaa Skypen kautta tai sähköpostitse? Jos kokous on tarpeellinen, yrityksen pitää säännöllistää kokouskerrat, esimerkiksi pidetään kaksi kertaa viikossa kokouksia ja ne pidetään maanantaisin ja torstaisin. Muutama kerta viikossa, ja päivämäärät päätettyinä.
Kokouksen aikana. Johtoryhmä, lukee sähköpostejaan, selailee eri materiaaleja, mitkä ei kuulu kyseiseen kokoukseen. Työntekijät, ovat puhelimillaan, juttelevat muille ja molemmat saattavat tulla vielä myöhässä kokoukseen. Kokous ei etene, ihmiset turhauntuu ja miettivät, että oliko tämä kokous niin tarpeellinen sittenkään. Molemmilla osapuolilla on turhat häiriötekijät, joista pitää päästä eroon, sillä se säästää kallista aikaa ja kokoukset ovat ilman häiriötekijöitä paljon tehokkaammat.
Kokouksen jälkeen. Yksi suurimmista virheistä mitä kokouksen jälkeen voidaan tehdä, on jättää varmistamatta kokouksen osallistujilta, että jäikö mitään epäselväksi, ollaanko samaa mieltä missä mennään ja miten jatketaan tästä eteenpäin. Jos henkilölle ei jäänyt selkeää kuvaa kokouksesta, mitä käytiinkään, mitä päätettiin, mitä saatiin ylipäätänsä aikaiseksi, on siinä iso miinus johtoryhmälle, sillä siitä johtuen, pitää pitää uusi kokous, jossa selitetään samat asiat uudestaan. Siinä menee aikaa ja rahaa ja ihmisten motivaatio. Niinpä kokouksen aikana olevat päätökset kirjataan muistiin, varmistetaan _kaikilta_, että onko selvää missä mennään ja tärkein on, että jokaisen pitää itse tietää mitä tehdä, jotta esim myyntiluvut nousevat seuraavilta kuukausilta.
Päähavaintojeni jälkeen kiitin heitä heidän ajasta ja toivotin, että ottavat neuvoista heti vaariin, sillä näillä eväillä päästään pitkälle kohti tehokkaimpia kokouksia tulevaisuudessa.
Alena Mokitcheva
a1603118.
Kommentit
Lähetä kommentti